El encaje de bolillos de llevar un Mundial en tiempo y forma a cuatro continentes y 17 países

Circuito de Losail (Catar).- El fin de semana pasado comenzó el Mundial de Motociclismo. El aficionado que no se desplaza a los circuitos se sienta en el sofá, enciende la televisión, y ve en su pantalla el circuito que corresponda de los 21 que componen el calendario (tras la suspensión del GP de Argentina), con sus boxes montados y con todo listo para que comience la acción. El privilegiado que se acerca hasta el escenario de la prueba presencia algo parecido, pero con el calor del espectáculo en vivo. El que trabaja en el paddock va desde el que llega y se encuentra todo montado, hasta el mecánico que tiene que abrir las cajas de material para componer garajes y motos. Y luego hay un espécimen más: el que se encarga de que todo esté en el sitio en tiempo y forma para que un Marc Márquez, un Pecco Bagnaia o un Jorge Martín hagan su magia en las distintas pistas.

Carles Jorba es el máximo responsable de la logística del campeonato, el director de operaciones de Dorna. ¿Qué quiere decir esto? Cuando termina un gran premio, todo el material se desmonta y se mete en cajas. Y todo es todo: desde lo más visible, el material de los boxes, hasta el cableado para televisión o cronometraje (de más de 30 kilómetros de longitud y que se revisa cada invierno en una nave ubicada cerca de Madrid), coches de seguridad, material de oficina, publicidades, cualquier cosa que se pueda imaginar. 

Y cuando empieza la siguiente prueba hay que volver a recolocarlo todo, para que desde fuera dé la sensación de que este pueblo móvil lo único que ha hecho ha sido cambiar de localización. Pero ese material tiene que moverse, y cumplir con los plazos de tiempo, con desplazamientos que abarcan a América del sur y del norte, Europa, Asia y Oceanía, para un total de 17 países visitados.

"Más de 85.000 kilómetros al año", resume numéricamente Jorba estos desplazamientos. Y, como suele ser habitual, es una labor que sólo se visibiliza cuando algo sale mal o aparecen problemas. "2022 fue difícil. El traslado desde Indonesia hasta Argentina fue complicado, ya no sólo por la falta de aviones, se juntó todo: una ruta muy rara, que era Indonesia-Argentina, que no contaba con que fuese tan compleja, pero que coincidió con el estallido de la guerra de Ucrania, y con la falta de aviones en general. Fue un coctel que explotó. Estaba todo medio parado post pandemia. Encontramos tres aviones casi casi de casualidad. Lo último que quedaba que volara". Porque esa es una de las claves. El traslado por Europa es relativamente fácil, pero cuando toca unir continentes comienzan las complejidades.

"Hay bastantes cargos disponibles, pero son pocos. Si pensamos que Fedex, DHL, UPS, y todas estas grandes tienen los suyos, que hacen lo suyo, luego hay compañías de cargo medianas, que tienen una cuota regular. Y compañías como Qatar Airways, que tiene sus 80 aviones de pasajeros, más otros 30 o 35 de carga, que hacen rutas regulares: el que se va a buscar las ovejas a Siria, el que va a Australia a buscar la carne, a Egipto la verdura, o a las poblaciones industriales de China. Son rutas regulares diarias. Hacer un chárter para ellos es complicado. Cuando publicamos el calendario anticipamos mucho. Pero te hacen unas rutas… a lo mejor es Los Ángeles-Honolulú, Honolulú-Adelaida, y luego igual te lo pueden llevar a Melbourne para que volemos a Tailandia. Hay que hacer encaje de bolillos".

El equipo de logística del campeonato necesita cuatro aviones de cargo para mover el material del Mundial. Tradicionalmente se han usado cuatro modelos 747, aunque ahora se está pasando al 777, más eficiente en cuanto a emisiones. Pero para aprovechar estos aparatos al máximo, se ha tenido que hablar con los equipos para que cambien el diseño de las cajas que usan para meter todo el material. "Las hemos estandarizado para aprovechar al máximo el volumen. Esto también lo motiva que crecimos en número de equipos. Entró Aprilia como equipo oficial. Esto generó un aumento de volumen de metros cúbicos que cambió las cuentas", explica Jorba.

"Calculamos que de media en un 747 tenemos efectivos para nosotros 600 metros cúbicos. En el 777 son 450. Teníamos 2.450 metros cúbicos de capacidad de carga, y con eso íbamos bien, justos, pero entraba todo. Los 50 metros cúbicos de más, que es como meter un tráiler más, es lo que no cabía. Es como el maletero de un coche cuando te vas de vacaciones: cuando no cabe más, no cabe más. O coges otro coche o consigues que el equipaje sea el que se adapte al maletero". Eso se hizo. Otro aspecto crucial son los tiempos: analizando los procesos, se ha podido pasar de necesitar unas 30 horas para preparar la carga, a que ahora se pueda hacer en 20 o 24, con el objetivo a futuro de llegar a 16.

"Con eso también se pueden salvar posibles retrasos de los aviones. Intentamos que salgan los aviones cada cuatro o seis horas, en vez de en seis u ocho, para tratar de llegar antes a los circuitos. Los equipos, cuando acaban las carreras, en unas cuatro horas han acabado de preparar sus cajas. Uno de Moto2 o Moto3, cuando acaba la de MotoGP ya ha recogido todo". Para mover todo y que se cumplan los tiempos se emplean tres equipos de trabajo, dos de cinco cada uno (uno de la empresa de transporte y otro de Dorna), y uno local que se mueve entre los 15 y los 30 trabajadores.

"No es lo mismo ir a un sitio habitual, donde lo tienes por la mano, que a un sitio nuevo como India. Y esto se prepara con mucho tiempo. En el caso de Japón en julio/agosto ya les mandamos toda la información. Después, cuando tenemos el plan de carga de los camiones les mandamos qué va en cada uno de los cuatro aviones para que ellos vayan preparando la aduana". Ya en carretera se usan entre 45 y 50 camiones para mover unos 900 bultos.

"El aeropuerto de Lombok era pequeño y lo ampliaron para MotoGP, y específicamente para los cargueros. Cuando aterrizamos en 2021 con el avión de SBK hicieron un vídeo con el primer avión grande de carga que llegaba allí, era una novedad. Alargaron la pista y reforzaron el asfalto. Y en 2023 llevamos por primera vez la versión más grande del 747". Una logística que, obviamente, está muy expuesta a los problemas. A los propios del tráfico aéreo, pero a contingencias inesperadas como averías en los aviones, enfermedades de pilotos… Esto hace que los que se encargan de esto tengan casi el vicio de estar controlando los movimientos con las aplicaciones de vuelos, en una profesión en la que los tiempos lo marcan todo.

"El tiempo de tránsito entre un sitio y otro contempla todo. De Motegi al aeropuerto de Narita tienes unas tres o cuatro horas de camión. Más nueve horas de vuelo hasta Australia, a Avalon. Desde ese aeropuerto tienes que cruzar Melbourne y llegar a Phillip Island, que son otras cuatro horas. El tiempo de tránsito son entonces 17 horas. Desde que aterrizas en Bangkok hasta que llegas a Buriram son doce horas. La peor estimación son 16 o 17 horas desde aterrizaje hasta que llega todo al circuito. Hay que contemplar todo esto". Con muchos trámites de por medio con las autoridades aduaneras de cada país, marcando también en qué cajas hay material especial, como los motores, lo que obliga a que todo esté perfectamente etiquetado.

"Es un trabajo continuo. En noviembre empezamos a adelantar trabajo, y se van preparando las rutas. E influye con quién se trabaje, con un japonés, con un europeo o con un indonesio. Cuesta más con aquellos con los que llevamos poco tiempo de relación. Es muy empírico, hay que verlo para saber de qué se está hablando. Trabajamos mucho con el operador de aduanas local, que es una exigencia cuando se hace un contrato con un circuito, que establezcan esa referencia para poder organizarlo todo". Y no sólo la vía aérea y la terrestre son cruciales: ahora también se ha potenciado mucho la marítima, que exige de más tiempo, pero que ha terminado abaratando costes.

"En Dorna, de todo lo que es pesado, tenemos cinco juegos distintos. Por ejemplo, el material de la India se fue a Qatar, el de Australia se queda allí y no llegó a casa hasta diciembre, o el de Indonesia y Japón; y el de Malasia hace esa y Tailandia. El material va regresando a Barcelona. Cuando empieza el año se hace el reparto. Los tres primeros van a Qatar, Argentina y Austin; el cuarto a Kazajistán; y el quinto hará la India". Como decía anteriormente Jorba, "un encaje de bolillos". Que exige tiempos de organización. Como pasa con Kazajistán: pendiente de confirmación, este gran premio tiene que tener también en cuenta los tiempos de esta logística. Es decir, la decisión de que vaya o no para adelante tiene que tener en cuenta el momento en el que debe mandarse el material, porque no se contempla que este vaya a moverse en balde.

"Yo, como director de operaciones, hablo con la empresa y les doy una fecha tope para mandar, y ellos me confirman o no". Porque este material tiene que llegar por carretera al Mar Caspio, cruzarlo en barco, y seguir desde ahí el viaje, desechando una posible ruta mediterránea. "Llegabas al mar Negro, a Sochi, y en tren se iba a Kazajistán, a Almati. Con la guerra esto ha cambiado y tienes que ir a Bakú. Atraviesas Georgia y Azerbaiyán, y allí en barco hasta Aktau, ya en Kazajistán, y de ahí en tren o en avión hasta Almati". Un ejemplo gráfico del trabajo oculto que implica cuadrar la organización de una competición tan compleja como el Mundial de Motociclismo.